Tercer hábito: Primero lo primero
" El tiempo es a la vez, el más valorado y el más perecedero de nuestros recursos" John Randolf
El tiempo es vida. Podríamos decir que somos tiempo, y administrarlo bien, es el arte de administrarnos a nosotros mismos.
Adquirir el compromiso de gestionar adecuadamente tu tiempo, es un compromiso contigo mismo y con lo que verdaderamente es importante en tu vida.
Así, comenzando nuestro viaje con la responsabilidad de manejar nuestra vida, clarificando nuestros roles y nuestras metas importantes, llegamos al tercer hábito que nos convertirá en personas altamente efectivas: " Poner primero lo primero", priorizar, organizar, gestionar nuestro tiempo, que es de lo que se compone nuestra vida.
Importante vs Urgente
El mayor problema que solemos encontrar en la administración de nuestro tiempo, es no distinguir lo importante de lo urgente.
La dimensión URGENTE está asociada con el tiempo en que debe atenderse la tarea. Su no realización afecta a nuestra vida de forma inmediata o trae graves consecuencias.
La dimensión IMPORTANTE se asocia a las consecuencias o resultados.
Son actividades con significado y trascendencia enorme, en el sentido de nuestra vida.
Jugando con estas dos dimensiones nos encontramos con 4 tipos de tareas.
- Urgentes e Importantes. Cuadrante I
- Importantes pero no urgentes. Cuadrante II
- Urgentes pero no importantes. Cuadrante III
- Ni importantes ni urgentes. Cuadrante IV
Así, todas las actividades a las que nos enfrentamos a lo largo del día pueden quedar recogidas en el siguiente cuadrante:
Como podemos ver, los resultados para nuestra vida, de invertir un mayor o menor tiempo en cada cuadrante, varían notablemente.
Covey, llama al cuadrante 2, el cuadrante basado en principios, el que define nuestro propósito, lo que es verdaderamente importante para nosotros y en el que deberíamos pasar la mayor parte de nuestro tiempo.
Las actividades del cuadrante 1 hay que hacerlas si o si, inmediatamente...
Lo que ocurre, es que la inversión previa en planificar ( cuadrante 2) hará que el cuadrante 1 disminuya.
Si tenemos una pequeña fuga de agua en el grifo de la cocina, actuando desde el cuadrante 2, llamaremos a un fontanero para que venga próximamente. Si estamos "demasiado ocupados" resolviendo otras cuestiones, esa pequeña fuga se convertirá con el tiempo, en algo verdaderamente urgente e importante, que te sacará de la cama a las 5 de la mañana y te desbaratará todas las actividades que tenías planificadas para ese día.
Así, no podemos "coger" tiempo del cuadrante 1, pero podemos evitar que este se llene de cosas por no haberles prestado atención anticipada.
¿ De dónde pues sacaremos tiempo para el cuadrante 2?
Del 3 y del 4.
Si algo es urgente pero no importante es un buen momento para delegar...
Haz un repaso de todas esas pequeñas cosas urgentes, pero que no son realmente importantes, que podrías delegar....
Puedes encargar a tus hijos que rieguen las plantas, que pongan el lavavajillas, que se preparen su ropa para el día siguiente...
O decirle a tu secretaria que se encargue de todas las llamadas que no cumplan con determinados criterios, o poner tu móvil en silencio y dejar que el buzón de voz se encargue de la llamada de tu suegra... Tranquilidad, por propia experiencia, las llamadas por verdadera urgencia nunca se realizan una sola vez, así que si alguien llama más de dos veces seguidas coge el teléfono, probablemente es urgente!
También en las tareas estrictamente laborales se debe delegar. Uno debe hacerse cargo de los resultados puesto que la tarea era responsabilidad nuestra, pero si aprendemos a delegar, ganaremos mucho tiempo en pequeñas tareas que pueden ser realizadas por otros.
Otra herramienta que podemos usar es el Aplazamiento, y para ello hay que dominar el arte de decir No, o al menos AHORA NO...
¿Cuántas conversaciones insustanciales mantenemos a lo largo del día que nos apartan de la tarea que estamos realizando? Cada vez que interrumpimos la tarea no sólo perdemos el tiempo que ocupamos en otra cosa, interrumpimos la concentración, el flujo, y volver a centrarte en ella requiere un tiempo añadido.
Así, cuando te interrumpan, aprende a decir AHORA NO.
Márcate un horario de visitas, de atender llamadas, de mirar y gestionar el correo electrónico...
Y... qué bien se está en el cuadrante 4....
Esos solitarios en el ordenador, esas incursiones en facebook para ver como le va a fulano de tal, esas interminables tardes de sofá, mantita y películas que no te cansas de ver....
Pues hombre....como diría Covey, lo primero lo primero.... No se trata de no tener un tiempo para el Ocio, pero el Ocio sano, el alineado con el sentido de tu vida, no pertenece a este cuadrante, sino al 2.
El 4 lo utilizamos para escaquearnos, para no afrontar tareas pendientes o desagradables, para no ir a por nuestros sueños... Es el de la inacción, el de consumir tiempo, y así, otro día pasado... Por cierto, es el cuadrante preferido de la culpa...avisados estáis...
Planificando tu tiempo: 4 generaciones de organizadores.
Existen muchas maneras de organizar el tiempo. Covey define 4 generaciones marcadas por diferentes métodos.
La primera generación es la los post-it, la de dejar notas en la cocina, en el escritorio, de las cosas que has de hacer.
La segunda dio paso a la agenda, en esta ya se podía empezar a planificar teniendo a la vista el tiempo en que se habían de finalizar las tareas. Solía usarse la planificación semanal
La tercera generación fue la planificación diaria....y el problema aquí es que se marcaban tanto los tiempos para cada actividad, que cualquier desajuste alteraba por completo los planes para ese día.
Covey nos propone los organizadores de 4ª generación.
Su mayor aportación es que considera el tiempo, en el contexto de lo que es importante para uno.
Define nuestra misión personal, incluyendo nuestros valores y nuestras metas a largo plazo.
Ayuda a equilibrar nuestra vida, poniendo el foco en nuestros roles, permitiendo una organización efectiva para cada uno de ellos.
Criterios que debe cumplir un organizador de 4ª generación.
Coherencia: Debe armonizar Visión y Misión, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina.
Equilibrio: Debe mantener ante nuestros ojos, nuestros distintos roles, para no descuidar ninguna de las áreas que son importantes para nosotros: familia, relaciones sociales, salud, profesión, desarrollo personal...
Centrado en el cuadrante 2: Con base semanal, que nos motive a pasar más tiempo en el cuadrante 2.
Dimensión humana: Que distribuya el tiempo pero teniendo en cuenta a la persona. No dedicaremos el mismo tiempo a una reunión con la tutora del niño, que con una amiga a la que ves una vez al año.
Flexibilidad. El organizador debe ser nuestro siervo y no nuestro amo, por lo que debe ser lo más personalizado posible.
Portátil. Es importante llevarlo encima, para poder hacer los cambios oportunos ante los imprevistos,y evitar perdida de información por exceso de notas sueltas.
La empresa creada por Covey, Franklin Covey tiene una línea de organizadores muy completos, aunque desgraciadamente, no he encontrado distribución en España, aunque si la hay en Mexico, pero podéis echarle un vistazo para ver como distribuyen el tiempo.
Organizándonos paso a paso.
En primer lugar sería bueno hacer una identificación de cómo empleamos actualmente nuestro tiempo, clasificar nuestras tareas diarias de todo tipo en los 4 cuadrantes y ver, cómo estamos gestionandolo en la actualidad. Para mejorar algo siempre hay que conocer el punto de partida.
Debemos conocer también cuales son nuestros " ladrones de tiempo" más habituales: Internos ( falta de disciplina, procastinación o dejar todo para después, autoindulgencia, ocio vacío de sentido como juegos, móviles, tv de pasar el rato...) y externos ( interrupciones, burocracias, teléfono, visitas...)
Hazte una lista y al lado la solución que piensas darle para que dejen de robarte la vida, o sea el tiempo...
A mi entender el aspecto crucial de estos organizadores es el tema de los roles. Hay muchas áreas que atender en nuestra vida, que habitualmente dejamos fuera de nuestra agenda.
Así, antes de empezar la semana, es bueno identificar esos roles:
- Tú como individuo, tu salud, tu ocio, tu crecimiento personal
- Tú como madre/padre/esposo/esposa/hijo/hija...
- Tú como ser social: Amiga, compañero, vecino...
- Tú como profesional
- Tú como gestor de tu economía
- Y tantos otros como consideres importantes en tu vida
Ahora selecciona dos metas u objetivos para la semana para cada uno de tus roles, cosas importantes para ti en cada uno de ellos, sean urgentes o no.
Colócalos en tu planing semanal, así como las demás citas ineludibles.
Cada noche, o cada mañana, invierte un poco de tu tiempo en planificar con más detalle las actividades que realizarás al día siguiente.
8 consejos para gestionar tu tiempo.
- Organízate: Filtra tus tareas
- Protege tu tiempo: Aprende a decir AHORA NO
- Enfócate en tus Objetivos
- Prioriza
- Utiliza herramientas para sacar mayor partido de tu tiempo
- Entrénate. Los resultados se van consiguiendo conforme interiorizamos los hábitos, y eso se logra practicando
- Fluye. Aprende cuales son tus ritmos naturales, en qué horas eres más eficaz, o tienes mayor concentración, y utiliza esas horas para las tareas más complejas
- Evita los malos hábitos: Eternización, perfeccionismo extremo, interrupciones, dilación....
Con este tercer hábito, Covey pone fin a la " Victoria Privada", las partes de nuestro círculo de influencia, que nos conciernen sólo a nosotros.
En el próximo post empezaremos con la Victoria Pública, aprendiendo ni más ni menos que la exitosa filosofía del Ganar-Ganar.
Os dejo los enlaces a los dos hábitos anteriores:
Este blog se ha trasladado con todo su contenido a http://pharodelogos.wordpress.com/
Te esperamos allí con nuevas publicaciones.
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